--- audiencia: usuario screen_key: presupuestos titulo: Presupuestos / Cotizaciones aliases: - presupuestos - cotizaciones - cotizar cliente - enviar presupuesto por email - portal cliente presupuesto - aprobar presupuesto - convertir presupuesto en venta - orden de venta desde presupuesto --- # Presupuestos / Cotizaciones Cubre el ciclo comercial completo de presupuestos: alta, motor de cálculo de IVA (5/10/exento), generación del PDF, envío por email con **portal público sin login**, tracking de apertura, aprobación interna por monto y conversión a **Orden de Venta** (que después se factura). ## Dónde está esto en el menú `Ventas → Presupuestos` — pantalla principal con lista, alta y detalle. `Configuración → Presupuestos` — parámetros globales del módulo (numeración, umbrales de aprobación, plantilla de email, condiciones de pago). ## Conceptos generales - Un **presupuesto** no es un documento fiscal (no se manda al SET). Es una propuesta comercial al cliente con vigencia, condiciones, productos, totales y plazo de respuesta. - **Estados** del presupuesto: `DRAFT` → `IN_REVIEW` → `APPROVED` → `SENT` → `VIEWED` → `ACCEPTED` → `CONVERTED`. Camino alternativo `REJECTED`. Sistema: `SENT`/`VIEWED` con `fecha_vigencia` pasada → `EXPIRED`. Manual: cualquiera (salvo `CONVERTED`) → `CANCELLED`. - **Versionado**: cada presupuesto puede tener versiones. Crear nueva versión deja el anterior intacto y vincula ambos con `presupuesto_origen_id`. - **Aprobación por monto**: si el total supera el umbral configurado, antes de mandarlo al cliente debe aprobarlo un usuario con permiso `VEN_PRE_PRESUPUESTO_APROBAR`. Hay hasta 3 niveles configurables. - **Numeración**: `prefijo + año + correlativo` (ej. `PRES-2026-0001`). Reinicia o no según configuración. - **Conversión a venta**: cuando el cliente lo acepta, **una vez** se convierte en **Orden de Venta** confirmada y bloqueada. La factura sale después desde la OV — nunca directo del presupuesto. Permisos (submódulo `VENTAS_PRESUPUESTOS`): `VEN_PRE_PRESUPUESTO_{VER,CREAR,EDITAR,ELIMINAR,IMPRIMIR}` + `VEN_PRE_PRESUPUESTO_APROBAR` (aprobar por monto) + `VEN_PRE_PRESUPUESTO_FACTURAR` (convertir a OV). --- ## 1. Configuración global (un set por empresa) `Configuración → Presupuestos → Configuración Global`. Secciones: ### Numeración y vigencia | Campo | Default | Detalle | |---|---|---| | Prefijo de numeración | `PRES-{YYYY}-` | Acepta `{YYYY}` (año 4 dígitos) y `{YY}` | | Días de vigencia | 30 | Días entre emisión y vencimiento por defecto | | Días de alerta de vencimiento | 3 | Anticipo con que el sistema avisa al vendedor | ### Aprobación por monto | Campo | Default | Detalle | |---|---|---| | Monto umbral | 50.000.000 | Por encima de este total el envío al cliente queda bloqueado hasta `APPROVED` | | Umbral nivel 1 / 2 / 3 | 10M / 50M / 200M | Tramos para escalar la aprobación a usuarios con distinto poder | ### Valores por defecto - **Moneda base** (default PYG). - **Condición de pago por defecto**: viene del catálogo `Condiciones de Pago` (se marca `es_default = ON` en una). Si no hay default, toma la primera activa por orden. ### Email | Campo | Default | Detalle | |---|---|---| | Email remitente | — | Mail desde el que se envía el presupuesto. Si no se carga usa el de la empresa | | Asunto del email | `Presupuesto {numero} — {empresa}` | Acepta `{numero}` y `{empresa}` | ### PDF - **Texto legal** que aparece al pie del PDF (notas, condiciones, garantía, etc.). --- ## 2. Catálogo de Condiciones de Pago Sub-pantalla dentro de Métodos de Pago, no de Presupuestos (`Configuración → Facturación → Métodos de Pago → Condiciones de Pago`). Cada condición tiene: **Nombre** ("30 días", "Contado", "50% al pedido / 50% a la entrega"), **Días** (entero), **Es default** (uno solo), **Orden** y **Activa**. Se usan en el alta del presupuesto y se traen también a la Orden de Venta. --- ## 3. Lista de presupuestos `Ventas → Presupuestos`. Tabla con: **Número (versión)**, **Cliente**, **Vendedor**, **Total**, **Moneda**, **Fecha emisión**, **Vigencia**, **Estado** (chip de color por estado). Filtros: cliente, vendedor, estado (incluye chip rápido **Por aprobar** = `IN_REVIEW`), rango de fechas, búsqueda por número. Acciones por fila: Ver, Editar (solo en DRAFT), Duplicar, Nueva versión, Cancelar, Eliminar (soft delete a `CANCELLED`). --- ## 4. Alta / edición de presupuesto Sólo se puede **editar** un presupuesto en estado `DRAFT`. Después se debe crear una **nueva versión** y trabajar sobre esa. ### 4.1 Cabecera | Campo | Obligatorio | Detalle | |---|---|---| | Cliente | Sí | Selector buscable (`ClienteSelector`) | | Vendedor | Sí | Selector contra `vendedores_cobradores` | | Moneda | Sí | PYG / USD / etc. (de las habilitadas en la empresa) | | Tipo de cambio | Auto | Se congela al emitir; al cambiar moneda se carga la cotización contable del día | | Vigencia (fecha) | Sí | Default = hoy + días de vigencia | | Título | No | Texto interno descriptivo | | Condición de pago | No | Catálogo | | Notas | No | Texto libre para el cliente, se imprime en el PDF | ### 4.2 Ítems Cada línea puede ser: | Tipo | Para qué | |---|---| | **PRODUCTO** | Producto del catálogo (con stock o no) | | **SERVICIO** | Servicio sin producto base | | **TEXTO_LIBRE** | Línea informativa (no suma) | | **SUBTITULO** | Encabezado de sección dentro del PDF | | **DESCUENTO_GLOBAL** | Línea especial — descuento sobre el total | Campos por ítem: - **Producto** (si tipo PRODUCTO), Descripción, Notas, **Cantidad**, **Unidad de medida**, **Precio unitario** (con IVA incluido), **Descuento %**, **Categoría IVA** (EXENTO / IVA_5 / IVA_10). Los ítems se pueden **reordenar** arrastrando. ### 4.3 Motor de cálculo (Ley 125/91, IVA incluido) - Subtotal por ítem = `precio_unitario × cantidad × (1 − descuento_pct/100)`. - IVA 10 = `subtotal / 11`; Base IVA 10 = `subtotal − iva_10`. - IVA 5 = `subtotal / 21`; Base IVA 5 = `subtotal − iva_5`. - Exento = `subtotal`, IVA = 0. - **Descuento global** (% o monto): se aplica sobre el total bruto. - `total_usd = total / tipo_cambio` cuando la moneda principal es PYG y se factura en USD. Los totales (exento, base+IVA 5/10, descuento global, total, total_usd) se guardan en la **cabecera** del presupuesto. ### 4.4 PDF - **Vista previa** desde el detalle (`GET /:id/pdf`). - **Descarga** directa. - Plantilla `presupuesto.hbs` en el microservicio `generador-pdf`. Incluye logo de la empresa, datos del cliente, ítems con descuento, totales, condición de pago, vigencia y texto legal. --- ## 5. Aprobación interna por monto Si el total **supera el umbral** de aprobación: 1. El presupuesto pasa a `IN_REVIEW` al apretar **Enviar a revisión**. 2. Se asigna a uno o más niveles de aprobación según el tramo del monto. 3. Un usuario con `VEN_PRE_PRESUPUESTO_APROBAR` puede **Aprobar** (pasa a `APPROVED`) o **Rechazar** (vuelve a `DRAFT` con motivo). 4. Hasta no estar `APPROVED`, **no se puede enviar al cliente**. Si el total está **por debajo** del umbral, **`submit-review` auto-aprueba** el presupuesto y se puede enviar sin más trámite. La bandeja **"Por aprobar"** en la lista filtra los `IN_REVIEW` del usuario. --- ## 6. Envío al cliente Botón **Enviar** desde el detalle (estado `APPROVED` o sin umbral): 1. El sistema genera un **token único** por presupuesto. 2. Se manda un mail con: asunto configurado, PDF adjunto y un link al **portal público** `/pub/presupuesto/{token}` — sin login. 3. El presupuesto pasa a `SENT` y se registra la `fecha_envio_email` + el destinatario. ### Portal público del cliente El cliente abre el link y puede: - **Ver** el presupuesto en pantalla y descargar el PDF. - **Aceptar** → presupuesto pasa a `ACCEPTED`. Se registra `fecha_respuesta_cliente`. - **Rechazar** con motivo → pasa a `REJECTED`. ### Tracking - Pixel transparente `track/open/{token}` en el HTML del email. Al abrir el mail, el presupuesto pasa a `VIEWED` (si estaba en `SENT`) y se registra `fecha_vista_cliente`. - En el detalle del presupuesto aparece un **panel de seguimiento** con la fecha de envío, primera apertura, respuesta y motivo de rechazo si aplica. --- ## 7. Vencimiento automático Un cron diario marca como `EXPIRED` los presupuestos en `SENT` o `VIEWED` cuya `fecha_vigencia` ya pasó. Los expirados no se pueden aceptar — para revivir uno hay que **crear una nueva versión** con vigencia nueva. --- ## 8. Conversión a Orden de Venta Cuando el presupuesto está en `ACCEPTED` hay dos caminos para convertirlo: ### Vía 1 — desde el detalle del presupuesto Botón **Convertir a Orden de Venta**. El sistema: 1. Crea la OV con `pedidos.presupuesto_id = presupuesto_id` (FK que liga origen). 2. Copia **sólo las líneas con producto_id** — las TEXTO_LIBRE / SUBTITULO / SERVICIO sin producto **no pasan** (advierte si hay líneas facturables sin producto). 3. Mapea IVA: `EXENTO → 0`, `IVA_5 → 5`, `IVA_10 → 10`. El `precio_unitario` (con IVA incluido) se carga como `precio_negociado` en la OV. 4. La OV nace **CONFIRMADA / APROBADA y bloqueada** (no editable). 5. El presupuesto pasa a `CONVERTED`, guarda `pedido_id`, `fecha_conversion`, `usuario_conversion_id` y el **token público se invalida**. ### Vía 2 — desde la pantalla de Orden de Venta nueva En `Ventas → Órdenes de Venta → Nueva`, al elegir un cliente que tiene presupuestos **ACEPTADOS**, aparece un banner **"Presupuestos aceptados del cliente"** con la lista. Click en uno carga la OV desde ese presupuesto, igual que la vía 1. ### Después de la OV La factura se hace **sobre la Orden de Venta** (`factura_cab.pedido_id`). Nunca se factura el presupuesto directo. > La conversión a **Solicitud de Crédito** (`convert-to-credit`) está pendiente — todavía no está disponible en esta versión. --- ## 9. Dashboard y seguimiento comercial `Dashboard → Widget Presupuestos` (módulo raíz del sidebar es "Dashboard", no "Inicio"). KPIs: - Cantidad total y monto por estado. - Embudo: emitidos → vistos → aceptados → convertidos. - Serie mensual. - Tasa de conversión. Filtros: rango de fechas, vendedor, cliente. --- ## Validaciones (texto que ve el usuario) - "Moneda es obligatoria" / "Vigencia es obligatoria" (alta). - "Solo se puede editar un presupuesto en DRAFT". - "El total supera el umbral y requiere aprobación antes de enviar". - "El presupuesto está vencido — crear una nueva versión". - "Algunas líneas no tienen producto y no se copiarán a la Orden de Venta". - "El presupuesto ya fue convertido a una Orden de Venta". - "El cliente ya respondió este presupuesto" (al intentar aceptar de nuevo desde el portal). ## Lo que NO se puede hacer - **No se puede editar** un presupuesto fuera de `DRAFT` — hay que crear nueva versión. - **No se puede enviar al cliente** un presupuesto en `DRAFT` ni en `IN_REVIEW`. - **No se puede aceptar** un presupuesto `EXPIRED` o `CANCELLED`. - **No se puede convertir** un presupuesto que ya está `CONVERTED` (segunda conversión bloqueada). - **No se pueden copiar a la OV** líneas sin `producto_id`. - **No se puede modificar la OV** generada — nace bloqueada. - **No se puede facturar el presupuesto directo** — siempre vía OV. - **No se puede acceder al portal público** después de la conversión (token invalidado). - **No se puede convertir a Solicitud de Crédito** (función diferida). - **No se puede borrar** un presupuesto con historial — se cancela. ## Qué ve cada usuario (alcance por sucursal) Un usuario **asignado a una o más sucursales** ve en la lista de presupuestos únicamente los de esas sucursales. Uno **sin asignaciones** ve toda la empresa. El presupuesto **guarda su sucursal**: el formulario la pide (es obligatoria en el alta) y viene precargada con la del usuario. El selector sólo ofrece las sucursales que tiene asignadas. Un detalle que importa en la conversión: **la sucursal viaja del presupuesto a la Orden de Venta**. Si no lo hiciera, la OV nacería sin sucursal y después no aparecería en ningún listado filtrado — le pasaba a las OV convertidas antes de que se corrigiera. Detalle completo en `guia-alcance-por-sucursal.md`. --- ## Problemas frecuentes - **"No puedo enviar el presupuesto al cliente"**: revisar (1) estado debe ser `APPROVED` o que el total esté por debajo del umbral, (2) la empresa tenga email remitente y SMTP configurados (ver `guia-empresa.md`). - **"El cliente dice que el link no funciona"**: el presupuesto pasó a `CONVERTED` o `EXPIRED`. Reenviar nueva versión. - **"El total no me coincide"**: revisar que el precio unitario sea **con IVA incluido**. Las fórmulas asumen IVA incluido (Ley 125/91). - **"Necesito modificar un presupuesto enviado"**: usar **Nueva versión** desde el detalle. La versión anterior queda como histórico. - **"El pixel no marca VIEWED"**: algunos clientes de correo bloquean imágenes externas. Es esperable — `VIEWED` no es 100% confiable; lo importante es `ACCEPTED`. - **"La OV no tiene todas las líneas del presupuesto"**: las líneas sin producto (TEXTO_LIBRE / SUBTITULO / SERVICIO sin FK a producto) no se copian. El sistema advierte antes. - **"No aparezco en la bandeja Por aprobar"**: faltó el permiso `VEN_PRE_PRESUPUESTO_APROBAR` en el perfil del usuario. Provisión: `pnpm provision:presupuestos` (admin del sistema). - **"Un usuario no ve presupuestos que sí existen"**: está asignado a una sucursal y sólo ve los de ella. Los presupuestos viejos que quedaron **sin sucursal** no los ve nadie restringido — hay que completárselas. Ver `guia-alcance-por-sucursal.md`. - **"La OV convertida no aparece en el listado del vendedor"**: revisar que el presupuesto de origen tenga sucursal. La OV la hereda de ahí. ## Limitaciones actuales - **No hay convertir a Solicitud de Crédito** desde el presupuesto (`convert-to-credit` pendiente). - **No hay edición libre** post-`DRAFT` — sólo nueva versión. - **No hay firma electrónica del cliente** en el portal — la aceptación es un click sin certificado. - **No hay configuración por cliente** del umbral de aprobación: es global. - **No hay reportes exportables** (CSV/Excel) más allá del dashboard. El PDF está, pero no listados. - **Pixel de tracking** depende de que el cliente cargue imágenes; no es prueba legal. - **No hay descuento por línea + descuento global** combinados con un orden claro: el global se aplica sobre el bruto, no después de los por línea ya descontados. ## Documentos relacionados - `guia-alcance-por-sucursal.md` — qué presupuestos ve cada usuario según sus asignaciones. - `guia-cobros-finanzas.md` — cobranza de la factura que viene del presupuesto. - `guia-facturacion.md` — facturar la Orden de Venta convertida. - `guia-monedas-metodos-pago.md` — tipo de cambio y condiciones de pago. - `guia-contactos.md` — alta del cliente al que se envía.