--- audiencia: usuario screen_key: tesoreria/cajas titulo: Apertura y Cierre de Caja aliases: [caja, arqueo, sesion, sesión, apertura, cierre, turno, cuadre] --- # Apertura y Cierre de Caja — Guía para el Usuario Esta guía explica cómo trabajar con las cajas del sistema: abrirlas al inicio del turno, registrar movimientos durante el día, hacer arqueos y cerrarlas al final del turno. También cubre las configuraciones que el administrador puede ajustar para cambiar el comportamiento del flujo. --- ## ¿Qué es una "sesión de caja"? Una **sesión de caja** representa el turno de trabajo de un cajero en una caja física. Una sesión: - Empieza cuando alguien **abre la caja** declarando el monto inicial en efectivo. - Acumula automáticamente todas las ventas, cobros, entradas y salidas realizadas durante el turno. - Termina cuando se **cierra la caja** declarando el monto final (con o sin arqueo). Mientras la sesión está abierta el sistema considera que esa caja está "en uso" y nadie más puede abrir otra sesión en la misma caja al mismo tiempo. Estados posibles de una sesión: - **ABIERTA**: el cajero está operando normalmente. - **EN_CIERRE**: se inició el proceso de cierre estricto (no se aceptan más ventas, falta hacer el arqueo). - **CERRADA**: la sesión terminó. Quedan los totales históricos guardados. --- ## ¿Dónde encuentro esto en el menú? - **Finanzas → Caja del Día** (ítem **Finanzas** del menú principal, pestaña **Caja del Día**, `/finanzas`; NO es el ítem Tesorería, que abre "Tesorería y Bancos"): panel principal donde se abren, cierran y operan las sesiones de caja activas. - **Reportes → Administrativos y Financieros → Movimientos de Caja**: historial completo de movimientos, sesiones cerradas y arqueos. - **Configuración → Puntos de Venta → Configuración POS**: ajustes por caja (requiere arqueo, requiere autorización, etc.). El alta/baja de la caja en sí se hace en **Configuración → Puntos de Venta → Sucursales y Cajas**. --- ## Abrir una caja ### Pasos 1. Entrar a **Finanzas → Caja del Día**. 2. Tocar el botón **"Abrir Caja"**. 3. En el diálogo, seleccionar la **caja** a abrir (solo aparecen las cajas libres, no las que ya están abiertas). 4. Cargar el **monto inicial** (el efectivo con el que arranca el cajón). Si se deja vacío, el sistema toma 0 y muestra una advertencia. 5. Confirmar. Si la configuración de la caja exige autorización para abrir, el sistema pide un **PIN de supervisor** antes de crear la sesión. ### Validaciones comunes - **"Debés seleccionar una caja"**: no elegiste ninguna caja en el desplegable. - **"El monto inicial no puede ser negativo"**: el monto debe ser 0 o positivo. - **"La caja ya tiene una sesión abierta"**: alguien más ya abrió esa caja; primero hay que cerrarla. - **"Se requiere autorización"**: la configuración pide PIN de supervisor para aperturar. ### Resultado Aparece una nueva tarjeta en el panel "Caja del día" con el estado **ABIERTA**, el operador, la hora de apertura y el monto inicial. Desde ahí ya se pueden registrar movimientos y, eventualmente, cerrar. --- ## Registrar movimientos durante el turno Mientras la caja está abierta se pueden registrar **entradas** (ingresos de dinero que no son ventas: aportes, cobros varios) y **salidas** (egresos: pago a proveedor, gasto, retiro). ### Pasos 1. En la tarjeta de la sesión activa, tocar **"Entrada"** o **"Salida"**. 2. Cargar el **monto** (obligatorio, mayor a 0). 3. Cargar un **concepto** descriptivo (ej. "Cobro deuda cliente X", "Pago flete proveedor Y"). 4. Guardar. ### Notas importantes - Las **ventas hechas desde el POS se registran automáticamente** como movimientos de tipo "venta"; no hay que cargarlas a mano. - Los movimientos manuales (entrada/salida) impactan en el saldo esperado al momento del arqueo. - Si el concepto está vacío, el sistema guarda "-" y la lista queda menos legible — siempre conviene poner una descripción clara. --- ## Cerrar una caja (cierre simple) Cuando termina el turno, hay que cerrar la sesión para dejar la caja libre y consolidar los totales. ### Pasos 1. En **Finanzas → Caja del Día**, tocar **"Cerrar Caja"** en la tarjeta de la sesión. 2. El sistema muestra el **resumen del turno**: apertura + ventas efectivo + entradas - salidas = saldo esperado. 3. Cargar el **monto final contado** (lo que realmente hay en el cajón al cierre). 4. Opcionalmente, cargar **observaciones** (motivo de diferencia, novedades del turno, etc.). 5. Confirmar. Si la configuración exige autorización de cierre, el sistema pide PIN de supervisor. ### Después de cerrar - Se abre automáticamente un **modal con el PDF del arqueo de cierre** (formato A4 o Ticket). Desde ahí se puede **imprimir o descargar**. - La sesión pasa a estado **CERRADA** y desaparece del panel "Caja del día" (queda en el historial). - La caja queda libre para que otro cajero la pueda abrir. --- ## Cierre estricto con arqueo de denominaciones Si la caja tiene activada la opción **"Requiere arqueo al cierre"**, en lugar del cierre simple se usa el flujo de **cierre estricto**: 1. Tocar **"Cerrar Caja"** → el sistema entra en estado **EN_CIERRE** (no se aceptan más ventas). 2. Aparece el **formulario de arqueo de denominaciones**: por cada billete, moneda y medio de pago no efectivo, cargar la cantidad contada. 3. El sistema calcula automáticamente: - **Total Sistema**: lo que debería haber según los movimientos. - **Total Contado**: lo que cargó el cajero. - **Diferencia**: sistema - contado (en verde si es 0, rojo si hay faltante, ámbar si sobra). 4. Si hay diferencia, el sistema puede exigir **observaciones obligatorias** explicando el motivo. 5. Confirmar el cierre. Si la diferencia supera el límite configurado, puede pedir PIN de supervisor. ### Cancelar un cierre en curso Si se inició el cierre estricto pero hay que volver a operar (por ejemplo: faltó cobrar una factura), se puede **cancelar el cierre** desde la misma tarjeta. La sesión vuelve a estado ABIERTA. Esto puede requerir autorización. --- ## Arqueos intermedios (sin cerrar la caja) Aparte del arqueo de cierre, se pueden hacer **arqueos durante el turno** para verificar que la caja cuadra sin tener que cerrarla. 1. En la sesión activa, tocar **"Arqueo intermedio"**. 2. Cargar las denominaciones contadas. 3. Guardar. El arqueo queda registrado con tipo `intermedio` y se puede consultar después en Reportes. La sesión sigue abierta y operativa. --- ## Consultar e imprimir arqueos pasados Para revisar o reimprimir arqueos de sesiones ya cerradas: 1. Entrar a **Reportes → Administrativos y Financieros → Movimientos de Caja**. 2. Filtrar por caja, sesión o rango de fechas. 3. Tocar el ícono **"Ver sesión"** en cualquier movimiento → se abre el detalle de la sesión. 4. En la cabecera del detalle, ícono **"Imprimir arqueo (PDF)"** → abre el PDF del arqueo de cierre en un modal. 5. En la tabla de arqueos del detalle, ícono **"Imprimir arqueo (PDF)"** por cada fila → abre el PDF de ese arqueo específico (sirve para arqueos intermedios). Desde el modal de PDF se puede alternar entre **A4** (formato hoja completa, ideal para archivo) y **Ticket** (formato 80mm para impresora térmica), y descargarlo o mandarlo a imprimir directamente. --- ## Configuraciones que afectan apertura/cierre Estas opciones se configuran por caja (o globalmente) y cambian el comportamiento: | Configuración | Efecto | |---|---| | **Requiere autorización para abrir** | Pide PIN de supervisor al aperturar. | | **Requiere autorización para cerrar** | Pide PIN de supervisor al cerrar. | | **Requiere arqueo al cierre** | Activa el flujo de cierre estricto con denominaciones. | | **Tolerancia de diferencia** | Monto máximo de diferencia que se acepta sin autorización extra. | | **Observación obligatoria si hay diferencia** | Bloquea el cierre hasta que se cargue una observación. | Estas configuraciones se ajustan desde **Configuración → Puntos de Venta → Configuración POS** y son **por caja** (cada caja tiene su propia Configuración POS, no se comparte a nivel sucursal). --- ## Problemas frecuentes - **"No aparece la caja en el desplegable de Abrir"** → la caja ya está abierta por otro turno, o no está habilitada para tu sucursal. Verificar en Configuración → Puntos de Venta → Sucursales y Cajas. - **"El sistema no me deja cerrar porque hay diferencia"** → cargar observación explicando el motivo, o pedir autorización de supervisor según configuración. - **"Cerré la caja pero no se abrió el PDF"** → ir a Reportes → Administrativos y Financieros → Movimientos de Caja, buscar la sesión y abrir el detalle; desde ahí se puede imprimir. - **"La UI no me refresca después de abrir/cerrar"** → recargar la página. El sistema invalida automáticamente las listas pero si tenés filtros raros puede quedar desactualizado. - **"Inicié un cierre por error"** → usar **Cancelar Cierre** desde la tarjeta. Si requiere autorización, pedir PIN al supervisor. --- ## Lo que NO se puede hacer - No se puede tener dos sesiones abiertas en la misma caja al mismo tiempo. - No se puede registrar movimientos en una sesión cerrada (los movimientos van a la sesión activa de la caja). - No se puede borrar una sesión cerrada; los totales quedan en el historial por auditoría. - No se puede editar el monto de apertura una vez que la sesión está abierta. Si se cargó mal, hay que cerrar (con observación) y reabrir. --- ## Crear una caja (alta inicial) Antes de poder abrir sesiones, la caja física tiene que existir en el sistema. ### Pasos 1. Entrar a **Configuración → Puntos de Venta → Sucursales y Cajas**. 2. Abrir el detalle de la **sucursal** donde va a vivir la caja (una caja vive en una sola sucursal) y entrar a la pestaña **Cajas**. 3. Tocar **"+ Nueva Caja"**. 4. Completar el único campo del formulario: **Nombre de la caja** (Descripción, ej. "Caja 1", "Caja Mostrador", "Caja Cobranzas"). Es el nombre que ve el cajero al abrir. No hay campo de "Código" a nivel caja — el código de 3 dígitos que numera los comprobantes vive en el **punto de expedición**, dentro de la caja (ver `guia-sucursales-cajas-pos.md`). 5. Guardar. La caja queda **Activa** por defecto; se activa/desactiva después desde el listado. ### Asignar la caja a los usuarios Una caja recién creada **no se le muestra a nadie** hasta que se asigna. Desde **Configuración → Usuarios y Permisos → Usuarios** → en la fila del usuario, menú **Acciones → Asignaciones de sucursal**: 1. Elegir el usuario. 2. Agregar una entrada `Sucursal + Caja`. 3. Si se deja la caja en blanco, el usuario ve **todas** las cajas de esa sucursal. > Sin asignación, el usuario no ve la caja en "Caja del día" ni en Cobros. > **Ojo: la asignación hace más que habilitar la caja.** Desde que un usuario tiene al menos una asignación, sus listados de facturas, compras, presupuestos, stock y reportes se recortan a esas sucursales. Antes de asignarle una caja a alguien que hasta ahora veía toda la empresa, leer `guia-alcance-por-sucursal.md`. --- ## Numeraciones asociadas a la caja Cada caja necesita por lo menos una **numeración activa** para los comprobantes que va a emitir. Si no la tiene, el sistema bloquea la venta/cobro con error específico. ### Dónde se configura Las numeraciones **no** están en una pantalla o pestaña propia del menú — **no existe** "Configuración → Numeraciones de documentos". Se administran **dentro de cada punto de expedición**, que a su vez está dentro de una caja de una sucursal: **Configuración → Puntos de Venta → Sucursales y Cajas → [sucursal] → tab Cajas → expandir la caja → Puntos de Expedición → botón "# NUMERACIONES"**. Ver el detalle completo del flujo en `guia-sucursales-cajas-pos.md` (sección "Numeraciones de Documentos"). Por cada combinación de: - **Tipo de documento** (Factura electrónica = 1, Nota de Crédito = 5, Recibo de pago = 100, etc.) - **Punto de expedición** (asociado a una sucursal y dentro de ésta a la caja vía su POS config) - **Rango**: número inicial, número final (opcional), número actual. ### Validaciones que aplica el backend - **"No se encontró una numeración activa para Recibo de pago"** → falta una numeración con tipo `100` activa para la sucursal de la caja. - **"Se alcanzó el número final de la numeración"** → la numeración tiene tope y ya llegó. Hay que abrir un nuevo rango. - **"Número de comprobante duplicado"** → el contador quedó desfasado (típico tras importar datos legacy). El sistema avanza solo hasta el siguiente libre, pero si pasa de 10.000 saltos aborta — revisar manualmente. ### Numeración por caja vs por sucursal El punto de expedición se ata a la **sucursal**; varias cajas de la misma sucursal pueden compartir punto de expedición y por lo tanto **comparten el contador**. Si querés que cada caja tenga su propia serie, hay que crear un **punto de expedición distinto por caja** y apuntar su numeración ahí. --- ## Qué genera movimiento de caja y qué no El **saldo esperado** al cierre depende de qué operaciones afectan la sesión activa. Resumen: ### Sí genera movimiento - **Ventas POS pagadas en efectivo** → entrada automática, tipo `venta_efectivo`. - **Ventas POS pagadas con tarjeta/transferencia/cheque** → se registran como movimiento informativo separado por medio (no suman al efectivo contado pero quedan en el resumen). - **Cobros de cuentas por cobrar (Gestión de Cobros)** desde el usuario logueado → entran a la sesión abierta del usuario, separado por medio de pago. - **Entradas/Salidas manuales** cargadas desde la tarjeta de la sesión. - **Vueltos** y **descuentos** del POS → ajustan el monto registrado de la venta, no son un movimiento aparte. ### NO genera movimiento de caja - **Cobros administrativos** (cuando no hay caja abierta y se elige una sucursal) → quedan registrados como recibos pero no entran a ninguna sesión. - **Facturas a crédito (sin pago al momento)** → no afectan caja hasta que se cobre la cuota. - **Anulaciones de facturas/cobros** → no revierten movimientos en sesiones ya cerradas; se reflejan en reportes pero el arqueo histórico no cambia. - **Pagos a proveedores / órdenes de pago** → van a Tesorería pero no a la sesión de caja, salvo que se carguen como "salida manual" explícitamente. - **Transferencias entre cajas** → si las hubiera, se anotan como salida en una y entrada en otra; el sistema no las hace solas. > Regla práctica: si la operación **no fue hecha por el cajero logueado en su sesión activa**, probablemente no impacta su arqueo. --- ## Validaciones que aplica el backend (referencia) Estas validaciones ocurren del lado del servidor y son las que ves como mensajes de error: ### Apertura - La caja existe y está activa. - La caja no tiene otra sesión `ABIERTA`. - El usuario está asignado a esa caja (o no tiene restricciones). - El monto de apertura es numérico y ≥ 0. - Si la config exige autorización: el token de PIN es válido y vigente. ### Movimientos - Existe una sesión `ABIERTA` para registrar el movimiento. - El tipo de movimiento (entrada/salida) existe en el catálogo. - El monto es > 0. - El usuario tiene permiso `TES_MOV_MOVIMIENTO_CREAR`. ### Cobros (relación con caja) - Si llega `sesion_caja_id`: la sesión está `ABIERTA` y la caja está asignada al usuario, si no → 400. - Si no llega: el sistema toma la sesión abierta del propio usuario; si no la hay y tiene cajas asignadas, busca alguna abierta en esas cajas; si no, deja el cobro sin sesión (administrativo). ### Cierre - La sesión está en `ABIERTA` o `EN_CIERRE`. - El usuario tiene permiso `TES_CAJ_CAJA_CERRAR` (no hay restricción de "dueño de la sesión": cualquier usuario con ese permiso puede cerrar cualquier sesión abierta de la empresa). - El monto final es ≥ 0. - Si la diferencia supera la tolerancia: requiere observación y/o PIN. - Si la caja exige arqueo: el detalle de denominaciones está completo y suma exactamente al monto final declarado. --- ## Reportes disponibles ### Dónde encontrar cada uno | Reporte | Dónde | Para qué sirve | |---|---|---| | **Caja del día** | Finanzas → Caja del Día | Estado en vivo de las sesiones abiertas: saldo actual, últimos movimientos, botones de operar. | | **Movimientos de Caja** | Reportes → Administrativos y Financieros → Movimientos de Caja | Historial completo de movimientos (entradas, salidas, ventas) con filtros por caja, **sesión**, medio de pago, búsqueda y rango de fechas (Desde/Hasta). No es una pantalla con tabs — es un único listado filtrable; el filtro "Sesión" es lo que permite acotar a una sesión puntual (no hay una vista de "historial de sesiones" separada). | | **Detalle de sesión** | Click en un movimiento o en el selector de sesión | Vista completa: cabecera, movimientos uno por uno, arqueos (intermedios y de cierre), botón para reimprimir. | | **Arqueo de cierre (PDF)** | Detalle de sesión → ícono impresora | PDF formal del arqueo con denominaciones, diferencias y firma del cajero. A4 o Ticket. | | **Recibos / Cobros** | Cobranzas → Recibos (`/cobranzas/recibos`) | Recibos emitidos. No es un reporte dentro de "Reportes"; es la pantalla operativa de Cobranzas. Sirve para conciliar con el arqueo cruzando por caja/sesión y medio de pago. | ### Cómo leer los reportes **Resumen de una sesión cerrada** (formato típico): ``` Apertura: Gs. 100.000 ← efectivo declarado al abrir Ventas efectivo: Gs. 850.000 ← suma automática de ventas POS en efectivo Entradas manuales: Gs. 20.000 ← entradas que el cajero cargó a mano Salidas manuales: -Gs. 30.000 ← egresos cargados a mano (restan) ───────────────────────────────── Saldo esperado: Gs. 940.000 ← lo que debería haber en el cajón Saldo contado: Gs. 935.000 ← lo que efectivamente declaró el cajero Diferencia: -Gs. 5.000 ← faltante (negativo = falta, positivo = sobra) ``` Claves para interpretarlo: - **Diferencia ≠ 0 sistemática** → posible problema operativo (vueltos mal dados, ventas cargadas mal, retiros sin registrar). - **Ventas tarjeta/transferencia altas pero saldo contado bajo** → normal, ese dinero no entra al cajón físico. - **Muchas salidas manuales sin concepto** → revisar cultura de carga; pedir conceptos descriptivos. - **Saldo de apertura distinto al cierre anterior de esa caja** → alguien movió efectivo entre turnos sin registrarlo. Investigar. ### Filtros más útiles - **Por caja**: para auditar una caja específica a lo largo del tiempo. - **Por usuario**: para revisar performance/cuadre de un cajero puntual. - **Por rango de fechas**: comparar semanas, meses. - **Por tipo de movimiento**: aislar solo entradas manuales, solo ventas, etc. - **Por medio de pago** (en Cobros): separar efectivo vs tarjeta vs cheque.